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BUSINESS INTELLIGENCE ¿INTELIGENCIA DE NEGOCIO?

quiqueEs probable que entre tanta revolución tecnológica nos sintamos un poco perdidos, como si entre tantas siglas se hubiese perdido el sentido o la dirección de nuestras acciones. Parece relativamente sencillo, hacer alarde de nuevos sistemas, con nuevas tecnologías y nuevos procesos; en la era de la información cuanto más tecnificados, mejor. ¿Seguro? Yo no soy un técnico en sistemas, pero como co-fundador de bandness.com y consultor en INMERCO, suelo moverme entre los técnicos de sistemas y la estrategia de las organizaciones, con el fin de alinearlas y hacer de interfaz. Os voy a dar mi opinión y algunas ideas al respecto de la Business Intelligence (BI).

 

No recuerdo exactamente en qué publicación internacional, hacían un estudio sobre las tecnologías utilizadas por grandes compañías. Resultaba curioso que la persona al cargo de sistemas en Zara, dijera que no compraban paquetes (no sé si sigue siendo esta su política), ellos hacían, junto a un grupo de programadores, lo que  necesitaban. Para ello sólo utilizaban la tecnología necesaria, y ponía como ejemplo la transferencia de los pedidos de las tiendas a la central: era un sistema en MS-DoS (sí, este sistema operativo que va a comandos). Más allá de la anécdota creo que es importante entender que la tecnología sirve a un propósito, y no al revés. Pese a lo obvio que parece lo hacemos constantemente comprando sistemas que no acabamos de entender muy bien, ni sabemos para lo que sirven. Sólo nos damos cuenta más tarde que, para lo que nosotros queríamos, no sirve.

Esto, creo,  es imperativo tenerlo en mente antes de embarcarnos en ningún proyecto. Lo que no quita que cuando nos expliquen con detalle la tecnología se nos ocurran nuevas ideas para mejorar el funcionamiento de la organización.

Una vez con esto claro, podemos aproximarnos al mundo de la BI. Según la wikipedia, se denomina BI "al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa". Así que estamos de enhorabuena, no es algo que, per sé, tenga que ser extraño para nosotros: es organizar información para transformarla en conocimiento. El problema es que más allá de la frase manida de pasar de información a conocimiento, esto tiene que aterrizarse de alguna manera. Qué información y con qué objetivo, qué entendemos por conocimiento y cómo de útil nos es. Pues esto es algo que no nos puede decir la tecnología, tenemos que saberlo a priori.

Algunos ejemplos habituales son los de la información comercial, aunque se puede aplicar a cualquier departamento que genere mucha información (que son, normalmente, todos) como Producción o Finanzas. Por ejemplo, conocer la estacionalidad: saber el comportamiento de las ventas en un mes concreto a nivel histórico. Otro ejemplo sería la clasificación de clientes, en la que podemos ver quiénes son los clientes que más nos compran o que más margen nos dan. Si conocéis herramientas como Google Analytics para las estadísticas web, podéis haceros una idea de cómo se estructura la información: eliges la variable que quieras y la puedes ver sola, cruzarla con otra o profundizar en ella. Imagínate, elijo ver en un gráfico las ventas por día del último trimestre; luego decido poner ese gráfico también la compra media; finalmente entro en detalle y veo esas ventas por comercial o por provincia, ... o la vuelvo a cruzar y la veo por comercial y por provincia.

Pero todo esto, ¿de qué sirve si no sabemos qué hacer con ello? De nada nos servirá saber la estacionalidad de nuestros productos si no tomamos alguna decisión al respecto, ¿hacemos una campaña para estimular la demanda?, ¿reasignamos el tiempo de los comerciales?. Tampoco nos servirá de nada saber cuáles son los clientes que más compran, si no vamos a hacerles alguna promoción especial o darles un trato diferenciado. Vamos, que saber las cosas no sirve de demasiado si no hacemos algo con lo que sabemos.

No tiene más, la complicación de programación es algo que tendréis que dejar a la empresa que os desarrolle el sistema, y que os pedirá donde está la información. Esto último es importante, ya que tenemos que tener la información en algún sitio y guardarla siempre ahí. ¿Dónde guardan la información de ventas los comerciales?

Así pues si queremos implementar un sistema así mi recomendación sería que siguierais los siguientes pasos:

1- Conceptualización. Cuales van a ser los objetivos específicos de la herramienta. Es una ayuda a la toma de decisiones, ¿qué decisiones nos va a ayudar a tomar y cómo lo va a hacer?

2- Análisis. Inversión requerida en relación al retorno, tiempo dedicado al principio, y durante el funcionamiento (si alguien no pone la información en el sistema, no sirve para nada), qué recursos vamos a necesitar para llevarlo a cabo.

3- Diseño de un MVP (Producto Mínimo Viable), crear un sistema para una función en concreto y probarlo. Si falla, que sea un fallo pequeño.

4- Corrección del MVP y extensión al óptimo. Una vez hemos visto como funciona el MVP podemos ir incrementándolo hasta que cubra todas las funcionalidades que queremos.


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